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Cómo mejorar la productividad con Office 365

En artículos anteriores te presentamos Office 365, la suite de herramientas ofimáticas de Microsoft. En ella conjuntan herramientas de organización de tareas, almacenamiento en la nube, soluciones de comunicación y herramientas para generar contenido. En esta ocasión te mostraremos cómo pueden ayudarte a mejorar la productividad de tu empresa.

Mejora la comunicación en la oficina

Con las herramientas ofimáticas de Microsoft la comunicación entre tus colaboradores será más efectiva. Así, ahorrarás tiempo en el intercambio de información y mejorarás tus procesos de trabajo. Estas son algunas de las soluciones de comunicación que te ofrece Office 365:

Enviar y administrar tus correos electrónicos

Utilizando Outlook, podrás crear firmas personalizadas para cerrar automáticamente tus correos electrónicos. También, tiene funciones para clasificar los mensajes en carpetas, ya sea por nombre del cliente, por proyecto, por nombre tu colaborador o lo que mejor te convenga. Nunca más volverás a perder la ubicación de información importante.

Mejora la comunicación con tus clientes

A través de de Skype y Teams, podrás convocar a juntas y buscar por un espacio en el calendario que funcione para todos los asistentes. Además, la reunión puede llevarse a cabo a distancia, a través de las videollamadas con varias personas a la vez.

Facilita la gestión de datos

Gracias a herramientas ofimáticas como Exel, Share Point y Microsoft Flow podrás programar y automatizar tareas y crear flujos de trabajo eficientes. También, vuelven más fácil la administración de documentos en la nube y la administración de base de datos.

 

Mejora el trabajo en equipo

El trabajo en equipo es esencial para las empresas pero se vuelve un reto cuando la organización es grandes y diferentes áreas de la empresa participan en el mismo proyecto. Y las cosas pueden complicarse aún más cuando, por ser equipos multidisciplinarios, los colaboradores utilizan diferentes herramientas de comunicación. Con Office 365 eliminarás ese obstáculo.

Facilita la organización de tareas

Cuando se combina el trabajo de diferentes área de la empresa, los tableros de control de tareas y los correos electrónicos con asignación de tareas son ineficientes. Planner, One Note y To-Do son poderosas herramientas ofimáticas para facilitar la organización de tareas.

Con ellas, puedes asignar tareas, responsables y marcar fechas de entrega. Cada usuario puede actualizar sus avances y la información se actualizará automáticamente en el tablero de todos. También, podrás clasificar tareas como importantes y programar recordatorios de las fechas de entrega. Mejorarás el rendimiento.

Mejora la comunicación entre tus colaboradores

La aplicación de Teams te permite organizar a tus colaboradores por proyecto y programar reuniones, tomando en cuenta el tiempo y los compromisos de todos los miembros de tu equipo. Con Skype puedes realizar llamadas cortas o largas, videollamadas para trabajar todos juntos o individuales para hablar de un tema específico. Lo mejor es que puedes compartir tu pantalla para revisar avances juntos y marcar nuevos objetivos.

Comparte documentos

One Drive, la nube de Microsoft te permite compartir documentos con tus colaboradores. Así, todos pueden trabajar en el mismo archivo en tiempo real y evitar tener varias versiones almacenadas o duplicadas. Basta con compartir un link y lo tendrá el miembro de tu equipo que lo necesita.

 

Genera mejor contenido para tus clientes

Todos quisiéramos tener un equipo creativo de planta, con diseñadores gráficos y animadores, para ayudarnos a generar presentaciones dinámicas y estéticas. Lamentablemente, eso no siempre es posible pero con las herramientas ofimáticas como PowerPoint y Flow, podrás generar presentaciones utilizando plantillas fáciles de modificar y que puedes personalizar con la línea gráfica de tu empresa.

 

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