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4 acciones clave para optimizar la gestión administrativa.

1. Administrar el tiempo

El tiempo es uno de los recursos más valiosos que tiene tu empresa, incluso puede que sea el más valioso porque, a diferencia del dinero, no es posible recuperar el tiempo perdido. Por eso, es importante ocuparlo efectivamente.

Monitorea los procesos de tu empresa para llevar el control y asignar las actividades de manera estratégica a cada miembro de tu equipo. Para eso, existen software que facilitan la creación de calendarios y el seguimiento de los avances en tiempo real.

Recuerda balancear la carga de trabajo que asignas a cada área, equipo y persona, para no sobrecargarlos. Suele dársele más tareas a los equipos más eficientes, sin embargo, si les das más de lo que pueden realizar, inmediatamente los verás bajar su rendimiento.

 

2. Simplificar e integrar

Como dijimos en el punto anterior, el tiempo es un valioso recurso y uno de los problemas más comunes en las empresas que tienen procesos complejos es el desperdicio del tiempo. Y suele no ser fácil de detectar, porque sucede como con los llamados “gastos hormiga”, son pequeñas porciones de tiempo pero acumuladas se convierte en una considerable fuga.

La situación que más se presenta con los procesos complejos es la necesidad de llenar diferentes formatos, de acuerdo a las necesidades de cada área. Y suele gastarse mucho tiempo en ello. Incluso, si hablas con tu colaboradores es posible que se quejen de tener que llenar tantos formatos y hacer papeleo. ¿Te suena familiar? Si les toma mucho tiempo llenarlos, ellos notan un retraso en sus actividades.

Y claro, no se puede precindir “del papeleo”, es importante para la etapa de monitoreo y evaluación. Lo que sí puedes hacer es simplificar. Existen software que te permiten recopilar toda la información en un solo sitio, integrando diferentes aplicaciones de acuerdo a tus necesidades o incluso desarrollar aplicaciones personalizadas al giro de negocio.

Así, tus colaboradores podrán encontrarlo todo en el mismo lugar y reducir el tiempo que pasan recopilando la información de otras áreas para poder generar la propia.

3. Evaluar para mejorar

Dicen que lo que no se puede medir no se puede mejorar. En el caso de la gestión administrativa, esto no sólo es cierto, es fundamental.

En este caso, el uso de software puede ser un gran apoyo, porque te permiten llevar un registro de las actividades financieras de tu empresa, sus flujos de operaciones y generar reportes. Sin embargo, es necesario ir varios pasos más allá del reporte, de lo contrario será un esfuerzo desperdiciado.

Debes designar a una persona, o incluso a un equipo si tu empresa lo requiere, para interpretar periódicamente los reportes y generar una propuesta de acciones a tomar para mejorar. Después, integrar

 

4. Formar a tus colaboradores

Finalmente, para que cualquiera de estas acciones sea efectiva, todo tu equipo debe estar en la misma sintonía. Infórmales cuáles son las metas a alcanzar anual, trimestral y mensualmente, así como los planes que se seguirán para lograrlo.

También, capacítalos en el uso de los software que estarán utilizando para monitorear las actividades, explícales cómo se componen y qué proposito cumplen los formatos y reportes que crearán. Si ellos entienden para que van a utilizarse encontrarás menos resistencia a su realización, porque los verán como una herramienta y no como un imposición.

 

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