Microsoft Excel es un programa increíblemente útil para realizar todo tipo de gestiones, reportes y operaciones. Sin embargo, algunos de sus secretos todavía no han sido descubiertos por la mayoría de estudiantes y trabajadores que deben lidiar regularmente con esta herramienta.
Se utiliza mucho en el sector empresarial en tareas de economía, contabilidad, estadística, financieras, ventas, así como por investigadores, científicos, estudiantes y por cualquiera que necesite crear informes o guardar datos de forma ordenada en un documento.
En la vida real, la gran mayoría de los que abrimos una hoja de cálculo de Excel no somos especialistas en lo absoluto y solo necesitamos usarlo esporádicamente como una herramienta auxiliar en nuestro trabajo, estudio o en el hogar.
Pero recuerda que toda herramienta tiene sus secretos. Esos trucos que te ahorran tiempo al permitirte hacer las cosas de forma más rápida y eficiente. Comandos no habituales que te permiten ser más productivo.
Copiar registros únicos en una columna
Probablemente conozcas la función de Filtros de Excel, pero muy pocas personas utilizan los Filtros Avanzados: aquellos que pueden ser aplicados repetidamente cuando necesitas filtrar solamente los valores únicos (sin las repeticiones) entre los datos de una columna. Selecciona toda la columna y luego ve a Datos ->Avanzadas. Se abrirá una ventana. Allí debes seleccionar “Copiar a otro lugar” y luego seleccionar la columna en la que quieres los valores únicos, ya sea ingresando los valores o mediante el ícono para seleccionar áreas (el de la flecha roja). Y luego Aceptar.
Restringe ciertos valores con la función de Validación de datos
Para asegurarte de que todos los datos de tu planilla de Excel sean válidos, puede serte útil restringir los valores y establecer ciertos parámetros de ingreso de datos. Por ejemplo, todos los números deben ingresarse en números enteros. Además, imagina que la planilla de la imagen reúne datos de personas que participaron en una encuesta, las cuales solo pueden ser de 20 a 25 años de edad. Para asegurarte de que no se hayan ingresado a personas fuera de ese rango de edad, dirígete a Datos -> Validación de datos -> Configuración, ingresa las condiciones “Números enteros” y luego 20 como mínimo y 25 como máximo.
Si otras personas ingresarán sus datos a la planilla, puedes ir a la opción “Mensaje de entrada” y allí escribir “Favor ingresar su edad en números enteros, que deben ser de 20 a 25 años”. Los usuarios recibirán una alerta si ingresan información de forma incorrecta.
Navegación rápida con “Ctrl + Tecla de dirección”
Si presionas Ctrl + cualquiera de las teclas de dirección en el teclado, puedes saltar hasta el borde de la hoja en diferentes direcciones. Si quieres ir directamente al final hasta la última fila de datos, simplemente presiona Ctrl + flecha descendente.
Componer texto con “&”
El símbolo “&” permite componer cualquier texto libremente en tus celdas de Excel, sin necesidad de usar formulas complicadas. Imagina que aparecen tres columnas con distintos textos, pero si quieres que todos estos valores queden en una misma celda, debes hacer esto: en la celda donde quieras que figuren los datos compuestos, utiliza la fórmula que aparece abajo utilizando el “&”. Haz clic en Enter, y los textos en A2, B2 y C2 se convertirán en Manuela 22 Puerto Rico en E2.
Mayúsculas y minúsculas
Existen unas fórmulas sencillas que puedes utilizar para transformar el formato del texto: MAYUSC convierte todos los caracteres en mayúsculas, MINUSC en minúsculas y NOMPROPIO solo dejará el primer carácter de la palabra en mayúscula.
Agregar en una celda una línea diagonal
Cuando, por ejemplo, creamos una lista de direcciones de compañeros de clase, podrías necesitar una línea diagonal en la primera celda para separar diferentes atributos de las filas y las columnas en Excel. ¿Cómo hacemos esto? Todos saben que a través Inicio->Fuentes->Bordes pueden modificar el aspecto de los bordes de una celda, y también agregar diferentes colores. Sin embargo, si se hace clic en Más Bordes, encontrarás algunas otras sorpresas como por ejemplo la línea diagonal. Haz clic en ella y guárdalas.
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