Firma digital, indispensable en las empresas de hoy
Los procesos de firma son indispensables para las empresas pues de esto dependen infinidad de procesos como contratos, compras y autorizaciones. Desde que comenzó a emplearse la firma como el método para cerrar un negocio o llegar a un acuerdo, la tinta y el papel han sido los grandes protagonistas.
Sin embargo, con la digitalización de los procesos y la transformación tecnológica de los nuevos tiempos, los métodos tradicionales han quedado un poco atrás, puesto que simbolizan más tiempo y por tanto más dinero para las compañías.
Teniendo en cuenta lo anterior, las organizaciones más importantes están adoptando la firma electrónica para simplificar los procesos, reduciendo el tiempo total de obtención de firmas de semanas a días o incluso horas. Esta aceleración da como resultados un menor tiempo para obtener utilidades, mejor servicio al cliente y mayores ventajas competitivas.
Y es que la firma digital es un método automático, eficiente y económico para la aprobación de todo tipo de documentos; formularios, acuerdos, comunicados hasta contratos y autorizaciones formales.
Por ello, en Grupo Deco queremos presentarte las ventajas de la implementación de la firma digital, puntualmente empleando Adobe Sign en tu empresa u organización:
- Puedes obtener las firmas que tu organización necesita
Envía tu documento fácilmente, ¡a través de un correo electrónico! Así tendrás mayor facilidad en todos los trámites y una vez tu proveedor o cliente reciba los documentos podrá firmar con un clic. ¡Sin necesidad de descargar nada! Mucha más practicidad para tu empresa
2. Es muy sencillo supervisar el estado de las autorizaciones
Con Adobe Sign puedes conocer en tiempo real el estado de los documentos y conocer si ya han sido firmados, lo que representa una gran ventaja a la hora de organizar todos los procesos.
Además, puedes gestionar recordatorios y notificaciones, así te evitarás olvidos y desorden.
De igual manera, puedes tener una copia 100% segura de tu documento firmado, así como tendrás acceso a tu informe de auditoría automático.
3. Es compatible con distintos softwares
Puedes usarlo con Microsoft 365, Dropbox, Box y mucho más. Así puedes compartir con más facilidad los documentos y optimizar tiempos.
Además, Adobe Sign posee Integración con sus sistemas de negocio y aplicaciones empresariales, de esta manera tus archivos como contratos de venta y proveedores, órdenes de compra, contratos de personal, políticas de empleado, acuerdos de confidencialidad estarán más organizados y seguros.
4. Amigable con el medio ambiente
Además de todas las ventajas que trae para tu organización, la firma digital te permitirá aportar al cuidado de nuestro entorno. Reducir el uso de papel influye de manera positiva en la mitigación del impacto ambiental. ¡Otra razón para implementarla!
Firma Electrónica en México
La legislación mexicana reconoce la celebración la firma digital, es decir, la celebración de actos jurídicos por medios electrónicos como mecanismo aceptado para expresar el consentimiento.
Por lo tanto, para que tus firmas sean legalmente válidas no olvides tener en cuenta las siguientes características que deben reunirse:
- Integridad: La fiabilidad del método para comunicar, recibir y archivar el mensaje y contenido del documento jurídico
- Atribución: Garantizar que las partes que se obligan en la relación jurídica son quienes dicen ser y expresan su voluntad libre de vicios.
- Accesibilidad: Se refiere a que el contenido de un mensaje de datos en el que se consignen contratos pueda estar disponible al usuario; emisor, receptor, auditor y autoridades en caso de requerirse.
Ya que conoces los beneficios que Adobe Sign y la firma digital traen para tu organización no lo pienses más. ¡Pasa de la tinta y el papel a la nueva manera de autorizar los procesos!
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