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Firmas digitales: más eficiencia y seguridad que la tinta y papel

By January 22, 2021 Blog
Firma digital

¿Por qué cambiarse a las firmas digitales?

Las actividades en las empresas y organizaciones requieren de autorizaciones y firmas por parte de los directivos. Muchas veces este proceso acarrea ciertas demoras y dificultades, especialmente en el contexto actual ante la emergencia sanitaria generada por el Covid-19 y la necesidad de distanciamiento físico.

En este sentido, muchas instituciones deben realizar artimañas para que sus directivos, proveedores o clientes logren firmar los documentos que se requieren, lo que implica gastos en rubros como mensajería y papelería, además de acarrear mucho tiempo, retrasando los procesos por días o incluso semanas, especialmente cuando quienes deben firmar se encuentran a distancias considerables.

Ante este panorama, la firma electrónica desempeña un papel fundamental en la optimización de tiempo y gastos. De esta manera, se reduce el ciclo de firmas de días a minutos, lo que implica menor tiempo para la obtención de utilidades, más ventajas competitivas y mejor atención al cliente.

Así pues, facilita la aprobación de documentos desde formularios, comunicados o acuerdos  hasta autorizaciones formales y contratos.

Además, con soluciones como Adobe Sign las empresas pueden dar seguimiento y administrar procesos de firma de manera mucho más sencilla en comparación con documentos físicos. 

Firma digital desde cualquier dispositivo y lugar

Con Adobe Sign es posible realizar las autorizaciones y firmas desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar,  incluso desde el celular, lo que facilita el  acceso a todo lo necesario para estar al día en cuanto en lo que se relacione a contratos y acuerdos.

De esta manera, el dispositivo móvil se convierte en una herramienta de trabajo ideal para directivos que no se encuentran en la oficina, deben realizar viajes o por el contexto actual están trabajando a distancia.

Esta herramienta permite realizar el seguimiento del progreso de la firma electrónica también desde cualquier dispositivo, eliminando la complejidad de la gestión de documentos.

Además, desde celulares IOS, es posible reorganizar textos pequeños para facilitar su lectura, al igual que permite ajustar el zoom y el tamaño de la fuente.

Seguridad contra falsificaciones

Contrario a las firmas realizadas con tinta y papel, las firmas digitales basadas en un certificado son difíciles de falsificar debido a que contienen información encriptada, que es exclusiva del autor de la firma. 

De esta forma, es posible verificar fácilmente su veracidad. Además, Adobe Sign  informa a los destinatarios si los archivos o documentos han sido alterados luego de las firmas que realizaron los directivos, proveedores o clientes.

Al ser un servicio robusto basado en la nube, Adobe Sign tiene la capacidad de manejar de manera segura y confiable grandes volúmenes de archivos y procesos, además, es posible configurarlo de modo que cumpla con las normas de regulación de industrias o países.

Adobe Sign posee más de  8000 millones de firmas electrónicas, cifra que crece día a día. Por ello, es posible confiar  en que todas las transacciones son seguras y legalmente vinculantes.

Además, esta solución permite:

  • Administrar  identidades de usuarios con autenticación.
  • Validary comprobar la integridad de un documento.
  • Certificar las firmas electrónicas.
  • Obtener y administras rastros para auditorías.
  • Integrar a sistemas de negocio y aplicaciones que empleen las empresas

 

Firma Electrónica en México y su régimen Jurídico 

Es importante tener en cuenta que la actual  legislación mexicana, civil y mercantil, reconocen la firma digital como  mecanismo aceptado para expresar consentimiento. Así que la celebración de actos jurídicos a través de medios electrónicos es completamente válida en el territorio nacional, al realizarse de la manera adecuada.

Por esto es importante reunir las siguientes características en cuando al contenido de la información durante la firma de los documentos:

  • Integridad: La fiabilidad del método para comunicar, recibir y archivar el mensaje y contenido del documento jurídico
  • Atribución: Garantizar que las partes que se obligan en la relación jurídica son quienes dicen ser y expresan su voluntad libre de vicios. 
  • Accesibilidad: Se refiere a que el contenido de un mensaje de datos en el que se consignen contratos pueda estar disponible al usuario; emisor, receptor, auditor y autoridades en caso de requerirse. 

 

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