Durante los últimos años, todas nuestras actividades rápidamente han ido migrando al mundo digital. Las acciones de negocio, las tareas administrativas y la firma de documentos no son la excepción. En este artículo hablaremos sobre Adobe Sign y cómo puede apoyar la gestión de aprobación de documentos, ahorrando así tiempo y evitando desplazamientos.
Actualmente existen un sin fin de herramientas digitales para facilitar los procesos administrativos y de firma de documentos. Sin embargo, se vuelve primordial investigar cuáles de ellas cumplen realmente con los requisitos establecidos por la autoridades y las leyes, para contar con validez oficial.
Adobe ha desarrollado la suite Acrobat DC para facilitar la gestión de documentos, cumpliendo con todas las disposiciones oficiales. Antes de comenzar a hablar sobre las posibilidades que brinda Adobe Sign (uno de los software de esta suite) y todas sus ventajas, primero aclararemos cuál es la diferencia entre firma digital y firma electrónica.
Firma digital o firma electrónica
Es muy común que ambos términos se utilicen de manera indistinta. Sin embargo, aunque ambos tienen validez legal en México, hay una significativa diferencia entre ellos.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica es una forma legal de obtener el consentimiento y la aprobación en documentos o formularios electrónicos. Estos son legales, probados, seguros y verificables. Una firma digital es un subconjunto de las firmas electrónicas.
Firma electrónica
La firma electrónica es una forma práctica y rápida de firmar documentos digitales y son aceptadas para muchos contratos. Por ejemplo, para firmar un aviso de privacidad. Basta con hacer un click y firmar como se haría de manera autógrafa, pero sin necesidad de pluma y papel.
Firma digital
En cambio, la firma digital requiere un nivel de autenticación elevado, por lo que la información está encriptada. Este tipo de firma se utiliza para firmar documentos oficiales y para trámites en los que se deben cumplir con muchos requisitos y regulaciones. Están encriptadas, son verificables y tienen soporte legal.
Así que, cuando requerimos firmar documentos de manera rápida y simple, lo mejor es utilizar una firma electrónica. Por otro lado, cuando requerimos firmar documentos en conformidad y con altos niveles de seguridad, utilizamos la firma digital. Con Adobe Design, es posible recopilas ambos tipos de firmas desde cualquier dispositivo y desde cualquier parte del mundo, con acceso a internet.
Si puede ser enviado, puede ser firmado
Usando Adobe Sign usted podrá enviar a sus clientes la documentación que requiere que sea firmada por correo electrónico. De esa manera, puede realizar el trámite completo en cuestión de minutos, en lugar de días. Además, de ahorrar tiempo, también podrá ahorrar en costos de envío o de traslado para sus colaboradores.
Recibir firmas desde su sitio web es posible
A través de los formulario de su sitio web, sus clientes podrán ingresar los datos necesarios en un documento (por ejemplo, un contrato) y firmarlo desde cualquier dispositivo. Crear este tipo de formulario con Adobe Sign es muy sencillo.
Reciba pagos de sus clientes sin complicaciones
Adobe Sign permite la integración de Braintree y Paypal, así que recopilar los pagos de sus clientes resultará práctico y sencillo. Podrá cobrar honorarios de contratos, donaciones y compras en línea. Nunca más tendrá que preocuparse por retrasos, ya que será posible aceptar pagos con tarjetas de crédito o débito y Paypal.
